Kien ondersteunt intranetvernieuwing Provincie Antwerpen

Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers efficiënt en effectief kunnen samenwerken? Wat moet je doen om in deze snel veranderende wereld de toekomst niet te hypothekeren door beslissingen die je nu maakt? In dit artikel geven wij u inzicht in een traject dat de Provincie Antwerpen (een organisatie met 1500 medewerkers) samen met Kien halverwege 2018 ondernam. Het bespreekt de context, doelen, aanpak en uiteindelijke uitkomst van een beleidsbeslissings-ondersteunend voortraject.


In lijn met haar strategie, zet de Provincie Antwerpen in op het maximaal ondersteunen van haar medewerkers om resultaatgericht samen te kunnen werken, ook digitaal. In dit kader heeft het al langer een initiatief lopen dat projecten oplevert die communicatie, digitaal samenwerken en toegang tot tools en documenten mogelijk maakt. Zo’n digitale werkplek moet medewerkers altijd en overal – ook via mobiele toestellen – toegang geven tot de tools en informatie die ze nodig hebben. Hierdoor zullen ze efficiënter kunnen werken, wat positieve gevolgen heeft op de tevredenheid van werknemers. Een blokje in dit verhaal dat aan vernieuwing toe is, is het huidige intranet.

Kien ondersteunde de Provincie Antwerpen bij het onderzoeken van de mate waarin een vernieuwing van het intranet noodzakelijk was en hoe hier dan gestructureerd mee aan de slag gegaan kon worden. Een voortraject werd opgericht met als hoofddoel een gedragen plan van aanpak te ontwikkelen, om richting te geven aan een mogelijk toekomstig intranetproject. Er werd gekozen voor een incrementele aanpak, die een finale-oplevering zou kennen na drie fases.

In een eerste fase werd het nodige gedaan om een goed inzicht in de huidige situatie te krijgen. Analyses werden uitgevoerd van (1) intranet-tevredenheids-enquêtes, (2) intranetgebruiks-statistieken en (3) lessons-learned-resultaten van het vorige traject. Er werd een beeld gevormd van de organisatie en belanghebbenden werden in kaart gebracht. Alles werd samengebracht, trends werden toegevoegd, waarna visie en intranetprojectdoelen werden uitgewerkt. Het geheel werd ter validatie voorgelegd aan de voortraject-stuurgroep waar goedkeuring gegeven werd om van start te gaan met de volgende fase.

De tweede fase verwerkte de gekregen feedback en haalde intranetbehoeften op via workshops met ‘typische medewerkers van de provincie’ (persona’s). De verkregen inzichten werden gesynthetiseerd en vertaald naar high-level vereisten. Links en rechts werden zeer specifieke ‘deep-dives’ met experts opgezet om de afhankelijkheden van andere initiatieven in kaart te brengen. Daarnaast werd een as-is- en to-be-beeld gemaakt van informatiestromen. Onderweg werden risico’s, knelpunten en aannames in kaart gebracht en actie ondernomen waar dat al mogelijk was. Waar nog niet mogelijk, werd aangeduid op welk moment in een mogelijk toekomstig project het risico behandeld moet worden.

Alle elementen werden samengebracht in een derde en laatste fase waar scenario’s met hun specifieke voor- en nadelen uitgewerkt werden. Om het eindproduct helemaal af te maken, werd een ‘playbook’ uitgewerkt. Dit is een verzameling van typische projectmanagement-artefacten, die zorgen voor een head-start wanneer er besloten is het mogelijke toekomstig intranetproject te lanceren. In casus werd een aanzet gedaan aan een eerste versie van een ‘roadmap’, kwaliteitsplan, projectorganisatie, projectopvolging, uitzonderingsproces, samenwerkingsplatform en veranderingsmanagementplan.

Op basis van het geleverde werk, was het managementteam in staat om een geïnformeerde beslissing omtrent vervolgstappen te maken.