Aan de slag met BPM: tips voor succes

Business Process Management (BPM) is de discipline gericht op het optimaliseren van de efficiëntie van een bedrijf. Hoewel er veel korte- en langetermijnvoordelen van BPM-implementatie zijn, kan een verkeerde aanpak het succes van het verbeteringsinitiatief in gevaar brengen. Wij verzamelden voor u enkele tips en richtlijnen die u helpen bij het succesvol implementeren van BPM binnen uw organisatie.


1. Bouw op basis van hoe uw bedrijf werkelijk werkt


Zoals bij elke nieuwe implementatie, moet een startpunt zijn vastgelegd. Identificeer bijvoorbeeld benchmarks voor hoe mensen momenteel een bepaalde functie uitvoeren door meetgegevens uit de praktijk te halen. Gebruik daarbij dus echte data en documenten (interviews met medewerkers, e-mails, telefoongesprekken, etc.) om inzicht te krijgen in hoe uw bedrijf daadwerkelijk werkt. Wanneer u heldere en concrete inzichten krijgt in verbeterkansen, leg deze dan vast in het nieuwe procesmodel, bepaal een streefniveau (KPI’s) en ontwikkel vervolgens workflows.


2. Denk groot, maar begin klein


Uw medewerkers zijn vaak niet in staat om te beseffen hoe de processen waar zij bij betrokken zijn, verbonden zijn met andere processen in het bedrijf, die op hun beurt verbonden zijn met nog meer processen. Daarom is het belangrijk om te beseffen dat het wijzigen van uw processen zonder goede strategie uw bedrijfsproductiviteit negatief kan beïnvloeden. Bij het implementeren van BPM moet u altijd overwegen om te beginnen met een kleiner, makkelijker te beheren project (zoals verbeteren van kostenrapporten, flow voor inkooporders of administratieve taken), terwijl u de grotere processen en ambities in het achterhoofd houdt.


3. Betrek alle belanghebbenden


Bij BPM-implementaties zijn er meestal drie belangrijke stakeholders: bedrijfsgebruikers of functionele eigenaren: degenen die het dichtst bij het procesontwerp betrokken zijn (zoals de inkoopdirecteur); IT-mensen die het procesmodel kunnen omzetten in bedrijfsprocessen en eindgebruikers: degenen die de ingezette toepassing echt in de praktijk gebruiken. Moedig de samenwerking tussen uw ontwikkelaars en uw eindgebruikers tijdens het implementatieproces aan.


4. Kies een BPM-tool op basis van uw behoeften


BPM-toepassingen dienen vaak veel verschillende doeleinden voor veel verschillende soorten stakeholders. Sommige tools zijn afgestemd op leidinggevenden en zijn gericht op het bijhouden van procesdata, met de nadruk op controle, zichtbaarheid en efficiëntie. Andere tools zijn ontworpen voor softwareontwikkelaars die applicatieontwikkelingen uitvoeren op basis van BPM. Veel organisaties kiezen daarom voor een toolset of platform die de businesswereld en IT bij elkaar brengt, zoals Bizagi BPMS.


5. Selecteer een ‘champion’


Kies een leider voor het BPM project. Deze persoon neemt het initiatief en gaat op zoek naar oplossingen voor gemeenschappelijke problemen. Belangrijk is dat de ‘champion’ geen extra werklast of verantwoordelijkheden heeft. Anders zouden ze van de hoofdtaak kunnen afleiden. De champion gaat aan de slag om alle essentiële doelstellingen te behalen, toezicht te houden op het implementatieproces, het project te leiden, verandering te sturen en rapporteert daarbij aan het hoger management.


6. Stel mijlpalen vast


Een BPM-implementatie kan een ontmoedigend concept zijn als het wordt bekeken als een groot, ingewikkeld kluwen van activiteiten. Om het succes van een BPM-implementatie te maximaliseren, is het raadzaam om het BPM-project te bekijken als een reeks veranderingen die samenwerken naar het grotere doel van de volledige implementatie. Laat uw champion een sterke business case maken tijdens een vroege fase van de implementatie. Dit zal de andere (senior) stakeholders overtuigen dat het project een goede zaak is. Door een grote implementatie in een reeks kleinere stappen te vereenvoudigen, wordt de controle vergroot en wordt het risico op algemeen falen verlaagd.


7. Lever snel op en maak het resultaat voelbaar


Zodra BPM in uw organisatie is geïmplementeerd, dienen de eerste voordelen kort daarna zichtbaar te worden. De ROI (return on investment) van BPM wordt geleverd door proces- en organisatieverbeteringen, niet door de BPM-investering op zich zelf. Om als zodanig te kunnen kwalificeren, moet het resultaat van de BPM investeringen voelbaar zijn door anderen, die effectief de verbeteringen merken.


8. Werk samen


Het is van essentieel belang om te zorgen voor voldoende communicatie en het juiste niveau van deelname van alle verantwoordelijken tijdens het BPM implementatieproces. Daarom is het belangrijk dat er goed wordt samengewerkt met alle betrokken groepen. Idealiter moet uw champion nauw samenwerken met alle betrokkenen op elk niveau. Dit zal zorgen voor verbindingen tussen silo’s. Open samenwerking, ondersteund door tools en methodieken, zoals collaboratiesoftware, en een 'agile' aanpak geeft alle betrokkenen een beter begrip van het project en hoe alles bij elkaar past.


9. Meet de resultaten


Bij het implementeren van BPM moeten de realisatie van het project worden bijgehouden om na te gaan of uw strategie aanpassingen nodig heeft. Dit kan moeilijk zijn, omdat BPM abstracter is dan de dagdagelijkse praktijk van uw organisatie. Identificeer welke soorten gegevens u wilt meten en hoe deze gekoppeld zijn aan de beoogde verbeteringen, aangezien zonder deze data de effectiviteit van BPM voor een bepaald proces niet kan worden beoordeeld. Gebruik KPI's (key performance indicators) om de gegevens te meten en het succes van de implementatie op te volgen.


10. Maak gebruik van externe hulp


U krijgt waarschijnlijk betere resultaten wanneer u externe consultants gebruikt, aanvullend op uw interne organisatie. Het belangrijkste voordeel hierbij is de ervaring die zij aan boord brengen. Consultants hebben de beschikking over versnellers, zoals methodieken en blueprints, en uiteraard jarenlange expertise en kennis die het BPM project positief kunnen beïnvloeden.